Datum der letzten Aktualisierung: 29. April 2025

In der digitalen Welt von heute ist der Zugriff auf E-Mails und Kalender von jedem Ort aus essenziell. Doch bei der Nutzung von OWA (Outlook Web App) stellt sich die Frage: Wie kann man die Nutzung datenschutzrechtlich korrekt gestalten? Unsere Analyse beleuchtet die rechtlichen Anforderungen und zeigt, wie Sie Ihre Datenschutzerklärung optimal anpassen.

Inhaltsverzeichnis

  1. Was ist OWA?
  2. Welche personenbezogenen Daten verarbeitet OWA?
  3. Wer betreibt OWA?
  4. Rechtslage: Darf man OWA einsetzen?
  5. Was gehört in die Datenschutzerklärung?
  6. avalex Monitor
  7. Erlaubnis einholen per Consent Banner

Alles Wichtige in der Übersicht

  • Datenschutzerklärung: Informieren Sie die Nutzer klar und verständlich über die Datenverarbeitung und deren Zweck in Ihrer Datenschutzerklärung.
  • US-Anbieter: Beachten Sie die Entwicklungen zum Data Privacy Framework bei US-Anbietern.
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Was ist OWA?

OWA steht für Outlook Web App, eine webbasierte E-Mail-Anwendung von Microsoft, die es Nutzern ermöglicht, auf ihre E-Mails, Kalender und Kontakte über einen Webbrowser zuzugreifen. Ursprünglich als Teil von Microsoft Exchange Server entwickelt, bietet OWA viele der Funktionen, die auch in der Desktop-Version von Microsoft Outlook verfügbar sind, jedoch mit der Flexibilität, von jedem internetfähigen Gerät aus zuzugreifen.

Ein Beispiel für die Nutzung von OWA ist ein Unternehmen, das seinen Mitarbeitern Zugriff auf ihre geschäftlichen E-Mails und Kalender von außerhalb des Büros ermöglichen möchte. Ein Mitarbeiter kann sich von einem beliebigen Gerät mit Internetverbindung in OWA einloggen, um E-Mails zu lesen, Termine zu planen oder Kontakte zu verwalten.

Ein weiteres Beispiel ist ein Student, der seine Universitäts-E-Mails über OWA abruft, um auf wichtige Mitteilungen und Kursinformationen zuzugreifen, ohne auf einen bestimmten Computer oder eine bestimmte Software angewiesen zu sein. Dies erleichtert den Zugriff auf Informationen und die Kommunikation, unabhängig davon, wo sich der Nutzer befindet.

Welche personenbezogenen Daten verarbeitet OWA?

Welche Daten bei Integration von OWA verarbeitet werden, ist nicht genau bekannt. Aufgrund der technischen Funktionsweise und öffentlichen Quellen kann man aber davon ausgehen, dass die folgenden Daten verarbeitet werden:

  • IP-Adresse des zugreifenden Geräts
  • Datum und Uhrzeit des Zugriffs
  • Aufgerufene URL und Referrer-URL
  • Browsertyp und -version
  • Betriebssystem
  • Gerätetyp (Desktop, Mobil etc.)
  • Bildschirmauflösung
  • Sprache des Browsers
  • Cookies und Session-IDs
  • Klickverhalten und Interaktionen auf der Website
  • Eingegebene Suchanfragen
  • Verweildauer auf einzelnen Seiten

Wer betreibt OWA?

Anbietername: Microsoft Corporation
Anschrift: One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA
Telefon: +1 425-882-8080
E-Mail: privacy@microsoft.com
Link zu Datenschutzerklärung: https://privacy.microsoft.com/en-us/privacystatement

Rechtslage: Darf man OWA einsetzen?

Die Nutzung von OWA ist technisch erforderlich und sowohl nach der DSGVO als auch dem TDDDG zulässig, ohne dass hierfür selbst eine Einwilligung eingeholt werden müsste.

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Was gehört in die Datenschutzerklärung?

Eine umfassende Datenschutzerklärung ist essenziell, um die Transparenz gegenüber den Nutzern zu gewährleisten und den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen. Dies ist ein Auszug der wesentlichen Bestandteile, die in Ihrer Datenschutzerklärung enthalten sein sollten:

  • Verantwortlicher: Geben Sie den Namen und die Kontaktdaten des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen an.
  • Zweck der Datenverarbeitung: Erklären Sie, warum und zu welchem Zweck die Daten erhoben und verarbeitet werden.
  • Rechtsgrundlage: Nennen Sie die rechtlichen Grundlagen, auf denen die Datenverarbeitung basiert, wie z.B. Einwilligung oder berechtigtes Interesse.
  • Betroffenenrechte: Informieren Sie über die Rechte der Nutzer, wie Auskunft, Berichtigung, Löschung und Widerspruch.
  • Datensicherheit: Beschreiben Sie die Maßnahmen, die zum Schutz der Daten ergriffen werden.
  • Übermittlung in Drittländer: Erklären Sie, ob und unter welchen Bedingungen Daten in Länder außerhalb der EU übermittelt werden.
  • Beschwerderecht: Weisen Sie auf das Recht hin, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren.
avalex generiert für Sie Ihre Datenschutzerklärung. Einmal auf der eigenen Internetseite installiert, hält avalex die generierten Rechtstexte automatisch aktuell. Wir schicken Ihnen keine E-Mails mit Updates, die per Copy & Paste eingefügt werden müssen. Unsere Aktualisierungen erfolgen vollautomatisch, ohne dass Sie etwas tun müssen. Mehr zu unserem Service


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avalex Monitor

Es ist unser Anspruch, avalex so einfach und sicher zu gestalten, dass jeder Shop- bzw. Websitebetreiber guten Gewissens unsere Rechtstexte einsetzen kann – auch ohne jede Programmierkenntnisse.

Eine zentrale Unterstützung ist der avalex Monitor, unser technisches Überwachungssystem. Der avalex Monitor prüft die Kundendomain laufend auf technische Fehler und zeigt diese ggf. im Kundenkonto an. So wird sichergestellt, dass Ihre avalex Rechtstexte korrekt ausgespielt werden.
Mehr zum avalex Monitor

Gestaltung des Consent Banners

Bei der Gestaltung des Consent Banners für OWA sollten Sie auf eine benutzerfreundliche und transparente Gestaltung achten. Verwenden Sie klare und verständliche Sprache, um den Zweck der Datenerhebung zu erklären. Die Button-Farben sollten kontrastreich sein, um eine einfache Erkennbarkeit zu gewährleisten. Achten Sie darauf, keine manipulativen Taktiken (Nudging) zu verwenden, die den Nutzer dazu verleiten, unbewusst eine Einwilligung zu erteilen.

Widerrufsrecht und Dokumentation der Einwilligung

Es ist essenziell, den Nutzern ein einfaches Verfahren zum Widerruf ihrer Einwilligung anzubieten. Dies sollte auch in der Datenschutzerklärung deutlich erklärt werden. Zudem muss die Einwilligung ordnungsgemäß dokumentiert werden, um im Falle eines Audits nachweisen zu können, dass die Einwilligung rechtskonform eingeholt wurde.

Übereinstimmung der Angaben im Consent Banner mit der Datenschutzerklärung

Stellen Sie sicher, dass die Informationen im Consent Banner mit den Angaben in Ihrer Datenschutzerklärung übereinstimmen. Jede Abweichung könnte zu Unsicherheiten beim Nutzer führen und rechtliche Risiken bergen. Die Datenschutzerklärung sollte detaillierte Informationen zu den Datenverarbeitungsprozessen durch OWA enthalten.

Technische Funktionalität des Banners

Der Consent Banner muss technisch einwandfrei funktionieren. Führen Sie regelmäßige Tests durch, um sicherzustellen, dass der Banner korrekt angezeigt wird und die Einwilligung ordnungsgemäß erfasst und gespeichert wird. Überprüfen Sie auch, ob der Banner auf verschiedenen Geräten und Browsern fehlerfrei funktioniert.

Zusätzlich zu abmahnsicheren Rechtstexten, erhalten Sie als avalex Kunde einen Consent Banner von consentmanager.de für bis zu 40.000 Websiteaufrufe pro Monat inklusive. Mehr als 40.000 Websiteaufrufe pro Monat? avalex Kunden erhalten 20% Sonderrabatt auf alle Paket-Upgrades bei consentmanager.de (ausgenommen: Enterprise-Paket).